Last updated on dezembro 19th, 2023 at 08:04 pm
Se você está se perguntando o que é uma invoice, você está no lugar certo. Nossa equipe aqui da Remitly preparou este guia para te contar tudo sobre as invoices.
Se você é um empreendedor imigrante, gerenciar seu fluxo de caixa e receber pagamentos dos clientes no tempo certo é fundamental para o sucesso do seu negócio. Muitas vezes, o processo de faturamento, ou “invoicing”, é como as empresas recebem dinheiro de seus clientes, tornando essencial estar familiarizado com ele.
O que é uma invoice?
Uma invoice, também conhecida como “fatura”, é um documento que solicita um pagamento de alguém. Normalmente, uma invoice detalha o valor devido e os termos de pagamento, além de fornecer informações sobre os produtos ou serviços prestados.
Se você é um pequeno empresário, contador, trabalhador autônomo ou apenas deseja cobrar clientes por um trabalho de meio período, é bem provável que você precise entender sobre invoices e os tipos disponíveis que se aplicam ao seu trabalho e negócio.
As invoices podem vir de diferentes formas. Algumas podem ser bem familiares. Os recibos de papel e notas fiscais que você recebe em lojas ou restaurantes são um exemplo comum de invoice do dia a dia. Você provavelmente recebeu uma invoice de um provedor de serviços de internet ou de uma empresa de serviços públicos na forma de uma conta mensal.
Historicamente, as faturas eram registros em papel com várias cópias, para que o comprador e o vendedor mantivessem uma cópia da transação em seus registros. Hoje em dia, é mais comum enviar invoices eletronicamente do que impressas pelo correio.
Você pode imprimir invoices eletrônicas conforme a necessidade ou enviá-las eletronicamente por e-mail ou através de um aplicativo para as partes envolvidas na transação.
Continue lendo para aprender mais sobre alguns tipos comuns de invoices e documentos similares que você pode encontrar, além de algumas ferramentas populares para criar e gerenciar invoices.
O básico de uma invoice
Primeiro, uma invoice deve indicar na primeira página que é uma invoice.
Além disso, as invoices podem conter os seguintes elementos:
Data da invoice
Essa é a data em que você criou a invoice para enviar ao cliente.
Número da invoice
Um identificador ou número de referência, também chamado de número da invoice. Você pode usá-lo para monitorar o recebimento e pagamento da invoice para consultas internas e externas. As empresas geralmente atribuem números de invoices em sequência para facilitar o rastreamento.
Informações de contato
Uma invoice geralmente fornece as informações de contato do vendedor ou prestador de serviço em caso de dúvidas ou erros de cobrança. Alguns detalhes de contato que você deveria incluir são o endereço da sua empresa, número de telefone e/ou e-mail.
Condições de pagamento
Muitas vezes, as faturas descrevem as condições de pagamento, como:
- Data de Vencimento: A data final em que o destinatário tem que pagar a invoice. Após esta data, a invoice expira e pode gerar uma multa por atraso.
- Período de Carência: Um número definido de dias após a data de vencimento durante o qual pagamentos atrasados incorrem em taxas
- Taxas de Atraso: O valor adicionado a faturas vencidas
- Promoções: Informações sobre quaisquer descontos especiais adicionados à invoice
- Opções de Pagamento: Detalha como uma pessoa pode pagar, seja por transferência bancária, cartão de crédito ou débito direto da conta do cliente
- Outros termos de pagamento da invoice: Informações adicionais, como a aceitação de pagamentos parciais
Custo
Esta é uma discriminação do dinheiro devido, incluindo o preço unitário de um item, total de unidades ou itens comprados, frete, manuseio, envio e quaisquer encargos fiscais, como imposto sobre vendas.
Invoice de Crédito vs. Invoice de Débito
Existem dois tipos principais de invoices: as invoices de crédito (credit invoices) e as invoices de débito (debit invoices).
Uma invoice de débito ou nota de débito detalha o dinheiro devido por um produto ou serviço e se configura como uma tentativa de cobrança. Este é o tipo mais comum de invoice.
Um invoice de crédito ou nota de crédito serve para devolver dinheiro a um cliente. Você pode enviar um credit invoice se:
- O cliente devolve algo
- Você precisar reembolsar taxas de assinatura porque um cliente cancelou o serviço
- Você cometeu um erro na precificação
- Você decide fazer um reembolso parcial ou total ao cliente
Diferentes tipos de invoices e formulários relacionados
As empresas podem criar muitos tipos de invoices e outros formulários relacionados para seus clientes. O tipo de invoice geralmente depende do setor, de como você cobra pelos seus serviços e com que frequência planeja ser pago.
1. Invoice padrão
Uma invoice padrão é normalmente emitida por uma empresa e enviada a um cliente. Ela descreve as condições e o valor de pagamento e detalha os produtos ou serviços prestados ao cliente. Este é o tipo mais comum de invoice para a maioria das pequenas empresas. O formato é flexível o suficiente para atender a maioria dos setores e ciclos de cobrança.
As invoices padrão incluem:
- O nome e as informações de contato da empresa ou prestador de serviços
- O nome e as informações de contato do cliente
- O número da invoice
- A data da invoice
- Uma lista detalhada de produtos vendidos ou serviços prestados
- As condições de pagamento e o valor total devido pelo cliente pelos serviços ou produtos recebidos
Uma invoice padrão também pode ser chamada de invoice de vendas.
2. Proposta ou lance
Se você está administrando um negócio ou se você é um prestador de serviços, pode ter a oportunidade de dar lances em trabalhos e projetos. Este processo normalmente envolve a preparação de uma proposta ou cotação para o trabalho a ser feito.
Embora a proposta não seja tecnicamente uma invoice — ela não é uma solicitação de pagamento — muitas vezes se assemelha a uma, com uma lista de itens indicando o custo de mão de obra e materiais.
A proposta serve como uma estimativa dos custos totais do produto ou serviço. Quando o trabalho estiver concluído, você enviará uma invoice final.
3. Invoice intermediária
Para projetos maiores, pode fazer sentido dividir seu trabalho em partes menores e permitir que os clientes paguem por eles um de cada vez, em vez de um pagamento maior quando o trabalho for concluído. Uma invoice intermediária, ou invoice “interim”, é uma cobrança para uma parte do trabalho.
As invoices interim devem ser seguidas por uma invoice final detalhando todo o trabalho que foi feito e o que já foi pago.
4. Invoice com planilha de horas
Uma planilha de horas é outro formulário comum que serve como um tipo de invoice. Uma invoice de planilha de horas, ou “timesheet invoice”, é usada quando uma empresa ou funcionário está cobrando com base no número de horas trabalhadas e em um honorário especificado.
As planilhas de horas podem ser usadas por funcionários contratados que são pagos por hora pelo seu empregador. Elas também são normalmente usadas por profissionais que cobram clientes pela hora trabalhada de seus serviços, como:
- Advogados
- Agências/consultores criativos
- Consultores de negócios
- Profissionais de saúde comportamental ou mental
5. Invoice proforma
Uma invoice proforma mostra os preços e os termos acordados por todas as partes — ela é essencialmente uma cotação, mas no formato de uma invoice. Normalmente ela é enviada aos compradores antes de um item ser enviado ou entregue ou antes do trabalho ser concluído.
Invoices proforma podem ser necessárias antes que as mercadorias possam passar pela alfândega.
Na maioria dos casos, a invoice proforma deve corresponder à invoice final, embora mudanças possam ocorrer devido a uma alteração no custo real dos materiais ou no número real de horas trabalhadas.
6. Invoice recorrente
Uma invoice recorrente pode ser usada quando uma empresa cobra o mesmo cliente pelos serviços de forma recorrente. Invoices recorrentes são comuns para empresas ou prestadores de serviços que fornecem um pacote de bens ou serviços aos clientes pelo mesmo preço todos os meses.
As informações específicas incluídas na invoice recorrente dependem do bem ou serviço fornecido, mas geralmente são as mesmas informações que em uma invoice padrão.
7. Invoice final
A invoice final normalmente inclui as seguintes informações:
- Lista detalhada de todos os serviços prestados
- Custo total do projeto ou itens
- Número da invoice
- Data de vencimento do pagamento ou da invoice
- Métodos de pagamento aceitos
8. Invoice de retenção
Um invoice de retenção, ou “retainer invoice”, é como um lance — você o envia a um cliente antes de começar o trabalho. No entanto, o objetivo da invoice é coletar um pagamento inicial para que você possa iniciar um projeto.
Invoice vs. ordem de compra
Uma invoice é diferente de uma ordem de compra. A invoice é uma solicitação de pagamento oficial enviada pelos vendedores aos compradores assim que o pedido é atendido. Os compradores enviam pedidos de compra aos vendedores para rastrear e organizar seu processo de compra.
Ferramentas e recursos para enviar invoices
Você pode usar invoices também para fins contábeis, fiscais e de inventário. Após uma invoice ser enviada, o valor devido é listado em contas a pagar para o comprador e contas a receber para o vendedor.
Existem muitos softwares de invoice que podem ajudá-lo a organizar seus sistemas de contabilidade e otimizar o processo de invoicing. Eles podem ajudá-lo a criar um modelo de invoice, configurar invoices recorrentes ou cobrar pagamentos.
Para criar templates de invoice, você pode considerar:
- Microsoft Office. Excel e Word oferecem modelos de invoice intuitivos.
- Canva. Este serviço pode ajudá-lo a criar modelos de invoice visualmente mais atraentes.
Uma pesquisa online por “gerador de invoices gratuito” mostrará muitas opções.
Para organizar seus sistemas de contabilidade, você pode considerar:
- Quickbooks. O Quickbooks oferece um conjunto completo de ferramentas de contabilidade para ajudá-lo a aceitar e acompanhar pagamentos, configurar invoices recorrentes, gerenciar fluxo de caixa, pagar invoices ou contas e gerenciar folha de pagamento e outras funcionalidades contábeis.
- Freshbooks. Essa solução pode ajudar sua pequena empresa a rastrear transações de vendas, automatizar pagamentos de invoices, cobrar pagamentos, estabelecer invoices e pagamentos online e preparar informações fiscais relevantes.
Como cobrar o pagamento de uma invoice não paga
Como dono de uma pequena empresa, você deve se acostumar com atrasos no pagamento de vez em quando. Algumas de suas invoices comerciais sofrerão atrasos, daí a importância de desenvolver processos de invoicing, para coletar pagamentos atrasados.
Aqui estão algumas etapas gerais que você pode seguir para cobrar invoices emitidas, mas não pagas a tempo.
1. Identifique a invoice vencida
O primeiro passo é identificar suas invoices pendentes. Se você automatizar o invoicing, pode gerar relatórios para descobrir quais invoices estão pendentes.
Se você não usa um invoicing eletrônico, precisará verificar seus registros para identificar as contas vencidas.
2. Emita um lembrete e forneça uma opção de pagamento
Depois que você descobrir quais invoices estão vencidas, solicite o pagamento por e-mail ou envie uma invoice de lembrete por e-mail. Repita a data original da invoice e anote o número dela na mensagem.
Para manter suas relações com os clientes, é importante que você se comunique de forma profissional sobre as invoices que não foram pagas. Ao solicitar o pagamento, seja educado e cuidado para não acusar o cliente de nada.
3. Envie um lembrete final
Se você não receber o pagamento após o seu primeiro pedido, envie um e-mail de acompanhamento ou uma invoice em papel para dar ao cliente mais uma chance de pagar.
Informe ao cliente que este é o lembrete final de pagamento e certifique-se de indicar o número e a data da invoice original em sua mensagem.
4. Ligue para o cliente
Se você ainda não receber o pagamento da invoice após concluir a etapa três, ligue para o cliente para descobrir o que está causando o atraso. Você pode conseguir que eles concordem em fazer pagamentos parciais pelos bens ou serviços vendidos.
5. Tome uma atitude final
Você pode tomar outras atitudes caso as invoices vencidas continuem sem pagamento, mesmo após uma ligação telefônica. A esta altura, é recomendável consultar um advogado para garantir que você prossiga de maneira que esteja em conformidade com as leis de onde você mora.
Algumas atitudes finais incluem:
- Enviar a dívida para uma agência de cobrança
- Interromper o serviço
- Aplicar multas por atraso e/ou juros de acordo com os termos de pagamento
Você deve notificar o cliente de sua intenção de tomar ações finais se não receber o pagamento imediato, para que tenham mais uma chance de pagar.