Last updated on enero 4th, 2024 at 09:57 am
Si te preguntas: «¿Qué es una factura?» estás en el lugar correcto. Nuestro equipo en Remitly creó esta guía para contarte la historia completa sobre las facturas.
Si eres un emprendedor inmigrante, administrar tu flujo de caja y recibir pagos puntuales de los clientes será importante para el éxito de tu negocio. A menudo, el proceso de facturación es la forma en que las empresas obtienen dinero de sus clientes, por lo que es importante familiarizarse con él.
¿Qué es una factura?
Una factura solicita un pago a alguien. Una factura típica describe la cantidad adeudado y las condiciones de pago. También proporciona detalles de los productos o servicios prestados.
Si eres propietario de una pequeña empresa, contador, contratista independiente o simplemente buscas facturar a los clientes por tu trabajo secundario, probablemente necesites saber sobre facturación y qué tipos de facturas se aplican a tu trabajo y tu negocio.
Las facturas pueden presentarse en diferentes formas. Es posible que algunas te resulten familiares. Los recibos en papel que se brindan en tiendas o restaurantes son un ejemplo común de factura cotidiana. Probablemente también hayas recibido una factura de un proveedor de servicios de Internet o de una empresa de servicios públicos en forma de extracto mensual.
Históricamente, las facturas eran registros en papel con múltiples copias generadas, por lo que el comprador y el vendedor podían conservar cada uno una copia de la transacción para sus propios registros. Hoy en día, es más común enviar facturas electrónicamente que enviar facturas impresas por correo.
Puedes imprimir facturas electrónicas a pedido o enviarlas por correo electrónico o mediante una aplicación, a las partes involucradas en la transacción.
Continúa leyendo para obtener más información sobre algunos tipos comunes de facturas y documentos similares que puedes encontrar, así como algunas herramientas populares para crear y administrar facturas.
Los conceptos básicos de una factura
Primero, una factura debe indicar en la primera página que se trata de una factura.
Además de eso, las facturas pueden contener los siguientes elementos:
Fecha de la factura
Esta es la fecha en la que creó la factura para enviarla al cliente.
Número de factura
Un identificador o número de referencia, también denominado número de factura. Puedes usarlo para realizar un seguimiento del recibo y pago de la factura, para referencia interna y externa. Las empresas suelen asignar números de factura de forma secuencial para facilitar el seguimiento.
Información de contacto
Una factura generalmente proporciona la información de contacto comercial del vendedor o proveedor de servicios, en caso de preguntas o errores de facturación. Algunos datos de contacto que querrás incluir son la dirección comercial, el número de teléfono y/o el correo electrónico.
Proceso de pago y términos
A menudo, las facturas describen las condiciones de pago, como por ejemplo:
- Fecha de vencimiento: La fecha final que tiene el destinatario para pagar la factura. Después de esta fecha, la factura se convierte en una factura vencida y se puede cobrar un cargo por pago atrasado.
- Período de gracia: Un número determinado de días después de la fecha de vencimiento durante el cual no se aplica un cargo a los pagos atrasados.
- Cargos por pagos atrasados: La cantidad de dinero agregada a las facturas vencidas
- Promociones: Información sobre los descuentos especiales que se agregaron en la factura.
- Opciones de pago: Describe cómo una persona puede pagar, por ejemplo, mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito directo de la cuenta del cliente.
- Otras condiciones de pago de facturas: Información adicional, por ejemplo, si se aceptan pagos parciales
Costo
Este es un desglose del dinero adeudado, incluyendo el precio unitario de un artículo, el total de unidades o artículos comprados, flete, manipulación, envío y cualquier cargo fiscal, como el impuesto sobre las ventas.
Factura de crédito vs. factura de débito
Hay dos tipos principales de facturas: facturas de crédito y facturas de débito.
Una factura o nota de débito describe el dinero adeudado por un producto o servicio y es un intento de cobrar el pago. Este es el tipo de factura más común.
Una factura de crédito o nota de crédito es por dinero devuelto a un cliente. Puedes enviar una factura de crédito si:
- Un cliente devuelve algo
- Debes reembolsar las tarifas de suscripción porque un cliente canceló el servicio
- Cometiste un error en el precio
- Decides hacer un reembolso parcial o total al cliente
Diferentes tipos de facturas y formularios relacionados
Las empresas pueden crear muchos tipos de facturas y otros formularios relacionados para sus clientes. El tipo de factura generalmente depende de la industria, de cómo facturas tus servicios y con qué frecuencia planeas recibir los pagos.
1. Factura estándar
Por lo general, una empresa emite una factura estándar y la envía a un cliente. Una factura describe las condiciones de pago y la cantidad, y los detalles de los productos o servicios prestados al cliente. Este es el tipo de factura más común para la mayoría de las pequeñas empresas. El formato es lo suficientemente flexible como para adaptarse a la mayoría de industrias y ciclos de facturación.
Las facturas estándar incluyen:
- El nombre y la información de contacto de la empresa o proveedor de servicios
- El nombre y la información de contacto del cliente o comprador
- Un número de factura
- La fecha de la factura
- Una lista detallada de productos vendidos o servicios prestados
- Las condiciones de pago y la cantidad total adeudado por el cliente por los servicios o productos recibidos.
Una factura estándar también puede denominarse factura de venta.
2. Propuesta u oferta
Si tienes un negocio o eres un contratista independiente, es posible que tengas la oportunidad de ofertar por trabajos y proyectos. Este proceso generalmente implica preparar una propuesta o cotización del trabajo a realizar.
Si bien la propuesta no es técnicamente una factura (no es una solicitud de pago), a menudo se parece a una, con ítems que indican el costo estimado de mano de obra y materiales.
La propuesta sirve como una estimación de los costos totales del producto o servicio. Cuando el trabajo esté completo, enviarás una factura final.
3. Factura provisional
Para proyectos más grandes, podría tener sentido dividir tu trabajo en partes más pequeñas y permitir que los clientes paguen el trabajo por partes en lugar de en un pago grande cuando esté terminado. Una factura provisional es una factura por una parte del trabajo.
Las facturas provisionales deben ir seguidas de una factura final que detalle todo el trabajo realizado y lo que ya se ha pagado.
4. Factura de hoja de horas
Una hoja de horas es otro formulario común que sirve como tipo de factura. Una factura de hoja de horas trabajadas se utiliza cuando una empresa o un empleado factura en función de la cantidad de horas trabajadas y una tarifa de pago específica.
Los empleados contratados a quienes su empleador les paga por horas pueden utilizar hojas de horas. Este tipo de facturas también son utilizadas comúnmente por profesionales que facturan a los clientes por horas de servicio, como:
- Abogados
- Agencias/consultores creativos
- Consultores de negocios
- Profesionales de la salud mental o del comportamiento
5. Factura pro forma
Una factura pro forma muestra los precios y los términos acordados por todas las partes; es esencialmente una cotización, pero en formato de factura. Por lo general, se envía a los compradores antes de enviar o entregar un artículo o antes de completar el trabajo.
Es posible que se requieran facturas pro forma antes de que las mercancías puedan pasar por la aduana.
En la mayoría de los casos, las facturas pro forma deben coincidir con las facturas finales, aunque pueden ocurrir cambios debido a un cambio en el costo real de los materiales o la cantidad real de horas trabajadas.
6. Factura recurrente
Se puede utilizar una factura recurrente cuando una empresa cobra al mismo cliente por servicios, de forma recurrente. Las facturas recurrentes son comunes para empresas o contratistas que brindan un paquete de bienes o servicios a clientes por el mismo precio todos los meses.
La información específica de la factura recurrente depende del bien o servicio proporcionado, pero generalmente incluye la misma información que una factura estándar.
7. Factura final
Una factura final normalmente incluye la siguiente información:
- Lista detallada de todos los servicios prestados
- El costo total del proyecto o bienes
- Número de factura
- Fecha de vencimiento de factura o pago
- Métodos de pago aceptados
8. Factura de anticipo
Una factura de anticipo es como una oferta: se envía al cliente antes de que comience el trabajo. Sin embargo, el objetivo de la factura es cobrar un pago inicial para que puedas empezar a trabajar en un proyecto.
Factura vs. orden de compra
Una factura es diferente de una orden de compra. Una factura es una solicitud de pago oficial enviada por los vendedores a los compradores una vez que se completa el pedido. Los compradores envían órdenes de compra a los vendedores para organizar su proceso de compra y realizar seguimientos.
Herramientas y recursos de facturación
También puedes utilizar facturas con fines contables, fiscales y de inventario. Una vez que se envía una factura, la cantidad adeudado aparece en las cuentas por pagar del comprador y en las cuentas por cobrar del vendedor.
Muchas soluciones de software de facturación pueden ayudarte a organizar tus sistemas de contabilidad y agilizar el proceso de facturación. Pueden ayudarte a crear una plantilla de factura, configurar facturas recurrentes o cobrar pagos.
Para crear plantillas de factura, podrías considerar usar:
- Microsoft Office. Excel y Word tienen plantillas de facturas fáciles de usar.
- Canva. Este servicio puede ayudarte a crear plantillas de facturas más atractivas visualmente.
Una búsqueda en línea de un «generador de facturas gratuito» revelará muchas opciones adicionales.
Para organizar tus sistemas de contabilidad, podrías considerar utilizar:
- Quickbooks. Quickbooks ofrece un conjunto completo de herramientas de contabilidad para ayudarte a aceptar y realizar un seguimiento de pagos, configurar facturas recurrentes, administrar el flujo de caja, pagar facturas o recibos, administrar la nómina y otras funciones contables.
- Freshbooks. Esta solución puede ayudar a tu pequeña empresa a realizar un seguimiento de las transacciones de ventas, automatizar los pagos de facturas, cobrar pagos, establecer facturas y pagos en línea y preparar información fiscal relevante.
Cómo cobrar el pago de una factura impaga
Como propietario de una pequeña empresa, debes esperar retrasos en los pagos de vez en cuando. Algunas de tus facturas comerciales estarán retrasadas, por lo que es importante que desarrolles procesos de facturación para cobrar los pagos atrasados.
A continuación se detallan algunos pasos generales que puedes seguir para cobrar las facturas emitidas pero no pagadas a tiempo.
1. Identificar la factura vencida
El primer paso es identificar tus facturas pendientes. Si automatizas la facturación, puedes ejecutar informes para averiguar qué facturas están pendientes.
Si no utilizas la facturación electrónica, deberás revisar tus registros para identificar las cuentas vencidas.
2. Emite un recordatorio y proporciona una opción de pago
Una vez que sepas qué facturas están vencidas, solicita el pago por correo electrónico o envía una factura de recordatorio por correo. Repita la fecha de la factura original y anota el número de factura en el mensaje.
Para mantener las relaciones con tus clientes, es importante que comuniques respetuosamente las facturas profesionales impagas. Al solicitar el pago, se cortés y ten cuidado de no acusar al cliente de nada.
3. Envía un recordatorio final
Si no recibes el pago después de tu primera solicitud, envía un correo electrónico de seguimiento o una factura impresa para darle al cliente una oportunidad más de pagar.
Informa al cliente que este es el recordatorio de pago final y asegúrate de hacer referencia al número de factura original y la fecha en tu mensaje.
4. Llama al cliente
Si aún tienes una factura impaga después de completar el paso tres, llama al cliente para averiguar qué está causando el retraso. Tal vez puedas lograr que acepten realizar pagos parciales por los bienes o servicios vendidos.
5. Tomar medidas finales
Puedes tomar medidas adicionales cuando persisten facturas vencidas, incluso después de una llamada telefónica. Es buena idea consultar a un abogado en este momento para asegurarte de proceder cumpliendo con las leyes del lugar donde vives.
Algunas acciones finales incluyen:
- Envío de la deuda a una agencia de cobros
- Discontinuar el servicio
- Evaluación de cargos por mora y/o intereses de acuerdo con las condiciones de pago
Debes notificar al cliente tu intención de tomar medidas finales si no recibes el pago inmediato para que tenga una oportunidad más de pagar.