Last updated on janvier 7th, 2024 at 08:55 am
Si vous êtes un entrepreneur immigrant, le succès de votre entreprise dépendra de la gestion de vos flux de trésorerie et de l’encaissement des paiements dus par les clients en temps opportun. Souvent, le recouvrement par les entreprises des paiements dus par leurs clients résulte directement du processus de facturation. Il est donc important de se familiariser avec ce dernier.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture sollicite le paiement d’une somme d’argent à une personne. Une facture typique indique le montant dû ainsi que les conditions de paiement. Elle fournit également des détails sur les biens ou services fournis.
Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, comptable ou entrepreneur indépendant, ou si vous cherchez simplement à facturer des clients pour un petit boulot, il vous serait probablement utile de connaître la facturation et les types de factures applicables à votre travail et à votre activité.
Les factures peuvent prendre différentes formes et certaines vous sont sans doute familières. Nous pouvons citer un exemple commun de notre vie quotidienne : les reçus en format papier transmis dans les magasins ou les restaurants. En outre, vous avez probablement déjà reçu une facture de la part d’un fournisseur d’accès Internet ou d’une entreprise de services publics sous la forme d’un relevé mensuel.
Historiquement, les factures étaient des documents sous format papier, générées en plusieurs copies, de sorte que l’acheteur et le vendeur pouvaient chacun conserver une copie de la transaction dans leurs propres dossiers. De nos jours, il est plus courant d’envoyer des factures par voie électronique que d’envoyer des factures imprimées par courrier postal.
Vous pouvez imprimer des factures électroniques sur demande ou les envoyer électroniquement par courriel ou même par l’intermédiaire d’une application à toutes les parties impliquées dans la transaction.
Poursuivez la lecture de cet article pour en savoir plus sur les différentes formes les plus courantes de factures et de documents similaires que vous pourriez rencontrer, ainsi que sur certains des outils populaires permettant de créer et gérer vos factures.
Les fondamentaux d’une facture
Tout d’abord, une facture doit indiquer sur la première page qu’il s’agit d’une facture.
Par ailleurs, les factures peuvent contenir les éléments suivants :
La date de facturation
Il s’agit de la date à laquelle vous avez généré la facture à envoyer au client.
Le numéro de la facture
Il s’agit d’un identifiant ou d’un numéro de référence, également appelé numéro de la facture. Celui-ci peut être utilisé pour suivre la réception et le paiement de la facture en tant que référence interne et externe. Les entreprises attribuent généralement des numéros de facture de manière séquentielle pour faciliter le suivi.
Les coordonnées
Une facture indique généralement les coordonnées professionnelles du vendeur ou du prestataire de services en cas de questions ou d’erreurs de facturation. Certaines des coordonnées qu’il est intéressant d’inclure sont l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone et/ou l’adresse électronique.
Les conditions et modalités du paiement
Souvent, les factures précisent les conditions de paiement associé à la facture. En voici quelques-unes :
- La date d’échéance : il s’agit de la date limite à laquelle le destinataire de la facture doit la payer. Après cette date, la facture devient une facture en souffrance et peut se voir imposer des frais de retard.
- Un délai de grâce : il s’agit d’un nombre déterminé de jours après la date d’échéance pendant lequel les paiements en retard donnent lieu à des frais.
- Les frais de retard : il s’agit du montant ajouté aux factures en souffrance.
- Les réductions : il s’agit des informations concernant les remises spéciales ajoutées à la facture.
- Les méthodes de paiement : elles décrivent comment une personne peut payer, par exemple par virement bancaire, carte de crédit ou prélèvement automatique sur le compte du client.
- Toutes les autres conditions de paiement des factures : il s’agit de n’importe quelle information supplémentaire, par exemple l’acceptation des paiements partiels.
Le montant
Il s’agit d’une répartition des sommes dues, y compris le prix unitaire d’un article, le nombre total d’unités ou d’articles achetés, le transport, la manutention, la livraison et tous les frais fiscaux, tels que la taxe de vente.
Une facture de crédit ou une facture de débit
Il existe deux types principaux de factures : les factures de crédit et les factures de débit.
Une facture de débit ou une note de débit indique la somme d’argent due en contrepartie d’un produit ou d’un service et constitue une tentative de recouvrement du paiement. Il s’agit du type de facture le plus courant.
Une facture de crédit ou une note de crédit concerne l’argent restitué à un client. Vous pouvez envoyer une facture de crédit si :
- Un client retourne un article ;
- Vous devez rembourser les frais d’abonnement en raison de l’annulation du service par un client;
- Vous avez fait une erreur dans la tarification ;
- Vous décidez d’effectuer un remboursement partiel ou total au client.
Les différents types de factures et documents associés
Les entreprises ont la possibilité de générer de nombreux types de factures et autres documents associés destinés à leurs clients. Le type de facture dépend généralement du secteur d’activité, de la manière dont vous facturez vos services et de la fréquence à laquelle vous prévoyez d’être payé.
1. La facture standard
Une facture standard est généralement émise par une entreprise et soumise à un client. Elle décrit les conditions et le montant du paiement et détaille les produits ou services fournis au client. Il s’agit du type de facture le plus courant pour la plupart des petites entreprises. Son format est suffisamment flexible pour s’adapter à la plupart des industries et des cycles de facturation.
Les factures standard comprennent :
- Le nom et les coordonnées de l’entreprise ou du fournisseur de services ;
- Le nom et les coordonnées du client ;
- Le numéro de la facture ;
- La date de facturation ;
- Une liste détaillée des produits vendus ou des services fournis ;
- Les conditions de paiement et le montant total dû par le client pour les services ou produits reçus.
Une facture standard peut également être appelée facture de vente.
2. La proposition ou l’offre
Si vous exploitez une entreprise ou si vous êtes un entrepreneur indépendant, vous pourriez être amené à soumissionner pour des travaux et des projets. Ce processus implique généralement la préparation d’une proposition ou d’un devis pour le travail à effectuer.
Bien que la proposition ne soit pas techniquement une facture puisqu’il ne s’agit pas d’une demande de paiement, elle ressemble souvent à une facture, avec des lignes indiquant le coût de la main-d’œuvre et des matériaux.
La proposition sert d’estimation des coûts totaux du produit ou du service. Une fois les travaux terminés, il vous sera possible d’envoyer la facture finale.
3. La facture intermédiaire
Pour les projets plus importants, il peut être judicieux de diviser votre travail en plus petites étapes et de permettre aux clients de payer des parties du travail au fur et à mesure, plutôt qu’un seul gros paiement une fois le travail terminé. Une facture intermédiaire est une facture pour une partie du travail.
Les factures intermédiaires doivent être suivies d’une facture finale détaillant tout le travail qui a été effectué ainsi que les montants qui ont déjà été payés.
4. Le relevé des heures de travail
Un relevé des heures de travail est un autre document commun qui agit comme une facture. Un relevé des heures de travail est utilisé lorsqu’une entreprise ou un employé facture ses rémunérations en fonction du nombre d’heures travaillées et d’un taux de rémunération spécifié.
Les relevés des heures de travail peuvent être utilisés par les contractants qui sont payés à l’heure par leur employeur. Ils sont également utilisés par les professionnels qui facturent les clients à l’heure pour des services, tels que :
- Les avocats ;
- Les agences créatives / consultants ;
- Les conseillers commerciaux ;
- Les professionnels du comportement ou de la santé mentale.
5. La facture pro forma
Une facture pro forma indique le prix et les conditions convenus par toutes les parties. Il s’agit essentiellement d’un devis, mais sous la forme d’une facture. Elle est généralement envoyée aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison d’un article ou avant la fin des travaux.
Les factures pro forma peuvent être exigées avant que les marchandises puissent passer la douane.
Dans la plupart des cas, la facture pro forma doit correspondre à la facture finale, bien que des modifications puissent survenir en raison d’une modification du coût réel des matériaux ou du nombre réel d’heures travaillées.
6. La facture récurrente
Une facture récurrente peut être utilisée lorsqu’une entreprise facture périodiquement le même client pour des services. Les factures récurrentes sont courantes pour les entreprises ou les entrepreneurs fournissant un ensemble des biens ou des services aux clients pour le même prix chaque mois.
Les informations spécifiques incluses dans la facture récurrente dépendent du bien ou du service fourni, mais elles incluent généralement les mêmes informations qu’une facture standard.
7. La facture finale
La facture finale comprend généralement les informations suivantes :
- Une liste détaillée de tous les services fournis ;
- Le coût total du projet ou des biens ;
- Le numéro de la facture ;
- La date d’échéance de la facture ou du paiement ;
- Les méthodes de paiement acceptées.
8. La facture d’acompte
Une facture d’acompte est assimilée à une offre : elle est envoyée à un client avant le début des travaux. Cependant, cette facture a pour but de percevoir un premier paiement afin de pouvoir commencer à travailler sur un projet.
La facture ou le bon de commande
Une facture est différente d’un bon de commande. Une facture est une demande de paiement officielle envoyée par les vendeurs aux acheteurs une fois la commande exécutée. Un bon de commande est envoyé par les acheteurs aux vendeurs pour suivre et organiser le processus d’achat.
Les outils et ressources de facturation
Les factures peuvent également être utilisées à des fins comptables, fiscales et d’inventaire. Une fois qu’une facture est envoyée, le montant dû est répertorié dans les comptes créditeurs pour l’acheteur et les comptes débiteurs pour le vendeur.
Il existe de nombreuses solutions logicielles de facturation qui peuvent vous aider à organiser vos systèmes de tenue de registres et de comptabilité et à rationaliser le processus de facturation. Ces solutions peuvent vous aider à exécuter des fonctions telles que la création d’un modèle de facture, la configuration de factures récurrentes ou le recouvrement de paiements.
Pour créer des modèles de facture, vous pouvez envisager d’utiliser :
- Microsoft Office. Excel et Word proposent des modèles de facture faciles à utiliser.
- Canva. Ce service peut vous aider à créer des modèles de facture visuellement plus attrayants.
Une recherche en ligne en utilisant les termes « générateur de facture gratuit » révélera de nombreuses options supplémentaires.
Pour organiser votre comptabilité ou vos systèmes de comptabilité, vous pourriez envisager d’utiliser :
- Quickbooks. Quickbooks propose une suite complète d’outils de comptabilité pour vous aider à accepter et à suivre les paiements, à configurer des factures récurrentes, à gérer les flux de trésorerie, à payer des factures et à gérer la paie ainsi que bien d’autres fonctionnalités comptables.
- Freshbooks. Cette solution peut aider votre petite entreprise à suivre les transactions de vente, à automatiser le paiement des factures, à collecter les paiements, à établir la facturation et les paiements en ligne et à préparer les informations fiscales pertinentes.
Comment recouvrer le paiement d’une facture impayée ?
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez vous attendre à faire face à des retards de paiement de temps à autre. Certaines de vos factures commerciales seront impayées, il est donc important que vous développiez des processus de facturation vous permettant de recouvrer les paiements en retard.
Voici quelques étapes générales que vous pouvez suivre pour recouvrer les factures émises mais non payées à échéance.
1. Identifier la facture en souffrance
La première étape consiste à identifier vos factures impayées. Si vous automatisez la facturation, vous pouvez générer des rapports pour savoir quelles factures sont en souffrance.
Si vous n’utilisez pas la facturation électronique, vous devrez consulter vos dossiers pour identifier les comptes en souffrance.
2. Émettre un rappel et proposer une solution pour le paiement
Une fois que vous savez quelles factures sont en souffrance, demandez le paiement par courriel ou envoyez une facture de rappel par courrier postal. Indiquez de nouveau la date de la facture originale et notez le numéro de la facture dans le message.
Pour maintenir une bonne relation avec votre client, il est important que vous communiquiez de manière respectueuse même en cas de factures professionnelles impayées. Lorsque vous demandez un paiement, soyez poli et veillez à ne pas accuser le client de quoi que ce soit.
3. Envoyer un dernier rappel
Si vous ne recevez pas de paiement après votre première demande, envoyez un courriel de suivi ou une facture sous format papier pour donner au client une chance supplémentaire de payer.
Informez le client qu’il s’agit du dernier rappel de paiement et assurez-vous de faire référence au numéro et à la date de la facture d’origine dans votre message.
4. Appeler le client
Si la facture reste impayée après avoir terminé la troisième étape, appelez le client pour découvrir la cause du retard. Vous pourrez peut-être les amener à accepter d’effectuer des paiements partiels sur les biens ou services fournis.
5. Prendre les mesures finales
Vous pouvez prendre des mesures supplémentaires lorsque des factures en souffrance restent impayées, même après un appel téléphonique. Il est judicieux de consulter un avocat à ce stade pour vous assurer de procéder d’une manière conforme aux lois de votre lieu de résidence.
Certaines actions finales comprennent :
- L’envoi de la créance à une agence de recouvrement ;
- L’arrêt du service fournis ;
- L’évaluation des frais de retard et/ou intérêts conformément aux modalités de paiement.
Vous devez informer le client de votre intention de prendre des mesures finales si vous ne recevez pas de paiement immédiat afin qu’il ait une chance supplémentaire de payer.