如果你曾疑惑「发票」有任何疑惑，那这篇就是你的必读好文，Remitly 团队将为你完整介绍「发票」到底是什么。
对移民企业家来说，想成功经营业务，就必须管理好现金流、及时从客户端获得付款。企业从客户端请款，就是需要开具发票，因此熟悉发票的使用方式非常重要。
发票是什么？
发票是用来向人请款的工具。典型的发票详记欠款金额和付款条件，还有所提供产品或服务的详细信息。
无论是小企业主、簿记员、独立承包商、或想为自己的副业向客户收费，都需要了解发票的相关知识，以及各自适用的发票类型。
发票有不同的形式—商店或餐馆开具的纸质收据就是一种常见的日常发票；互联网服务后的提供商或公用事业公司，也会收到过月结单形式的发票。
发票基于纸本记录，会生成交易副本，使买卖双方都能各自保留一份作为记录。如今还有发送电子发票的选项，比邮寄打印发票更为普遍。
本文将介绍常见的发票类型和类似文档，以及一些用于创建和管理发票的常用工具。
发票的基本要素
首先，发票应在第一页注明是发票，并包含以下内容：
发票开具日期
创建发票并发送给客户的日期。
发票编号
这是一组标识符或参考编号，用来追踪发票的收据和付款情况，供内部和外部参考。公司通常按顺序编排发票编号，以便于后续追踪。
联系信息
发票通常会提供卖方或服务提供商的业务联系信息—例如公司地址、电话号码和电子邮件—以防出现问题或账单错误。
付款方式和条款
- 付款到期日：收款人必须支付款项的最后日期。过了这一日期，发票就成了「逾期发票」，可能会被收取滞纳金。
- 付款宽限期： 到期日后的限定天数，付款超过此期间，将被征收滞纳金。
- 滞纳金： 逾期发票的附加金额。
- 促销： 发票中添加的任何特殊折扣的信息。
- 付款方式：如银行转账、信用卡付款、或从客户账户直接扣款。
- 其他发票付款条件： 附加信息，例如是否接受部分付款。
费用
这是欠款明细，包括物品单价、购买的总单位或物品、运费、手续费、运输费和如销售税等税费。
贷记发票与借记发票
发票主要分为两种—贷记发票和借记发票。
借记发票或借记票据是一种收款形式，也是最常见的发票类型，列出产品或服务的欠款情况。
贷记发票/贷记票据则是用于归还客户的款项。以下是需要发送贷记发票的情况：
- 客户退货
- 客户取消服务后，退还订购费
- 定价有误
- 向客户退还部分或全部款项
不同类型的发票和相关表格
企业可以为客户创建多种类型的发票和其他相关表格。发票的类型通常取决于行业、服务计费方式以及计划获得付款的频率。
1. 标准发票
标准发票也可称为「销售发票」，通常由企业开具、提交给客户。发票列出付款条件和金额，以及向客户提供的产品或服务的详细信息。其格式非常灵活，适合大多数行业和账单周期；对于大多数小企业来说，这是最常见的发票类型。标准发票内容包括：
- 企业或服务提供商的名称和联系信息
- 客户或顾客的姓名和联系信息
- 发票编号
- 发票日期
- 销售产品或提供服务的明细清单
- 付款条件和客户应支付的服务或产品总金额
2. 报价单/投标单
企业经营者或独立承包商可能有机会参加工作和项目投标，这个过程通常包括为要做的工作拟定一份报价单或投标单。
虽然报价单不是付款请求，不能算是发票，但它的功能与发票类似，其中的细列项目表明了劳动力和材料的估计成本。工作完成后，将发送「最终发票」。
3. 临时发票
将较大的项目分成小块，让客户一次支付部分工作的费用，而不是在工作完成后一次性支付大笔费用，是比较合理的收款方式；临时发票就是工作切割后的部分账单。
临时发票后应附一张最终发票，详细说明已完成的所有工作和已支付的款项。
4. 时间表发票
时间表是另一种常见的发票形式。当企业或员工按时计费时，就会使用时间表发票。此外，按小时向客户收取服务费的专业人士也常用时间表发票，例如：
- 律师
- 创意代理/顾问
- 商业顾问
- 行为或心理健康专业人员
5. 形式发票
形式发票显示的是各方商定的定价和条款，本质上是一种报价，但采用发票格式，通常在物品发货、或工作完成之前发送给买方；货物通关前也常需要形式发票。
在大多数情况下，形式发票应与最终发票一致，但可能会因实际材料成本或实际工作时数的变化而发生以东。
6. 经常性发票
当企业向同一客户收取经常性服务费用时，可以使用经常性发票。每月以相同价格向客户提供数项商品或服务的企业或承包商时，常用经常性发票。
经常性发票中的具体内容取决于所提供的商品或服务，但通常与标准发票的内容差不多。
7. 最终发票
最终发票通常包括以下内容：
- 所有服务的明细清单
- 项目或货物的总成本
- 发票编号
- 发票或付款到期日
- 接受付款的方式
8. 预留款发票
预留款发票就像投标蛋一样—是在工作开始前发送给客户的。不过，发票的目的是收取首期付款，以便开始项目工作。
发票与订购单
发票与订购单并不相同。发票是卖方给买方，在订单完成后发出的正式付款请求；订购单则是买方给卖方，目的是追踪、组织采购流程。
发票开具工具和资源
发票还可以用于会计、税务和库存目的。发票一旦发出，应付金额就会列于买方的应付账款和卖方的应收账款。
许多开票软件可以帮助组织记账和会计系统，简化开票流程，帮忙创建发票模板、设置定期发票或收取付款。
创建发票模板的软件有：
- Microsoft Office：Excel 和 Word 都提供非常方便的发票模板。
- Canva：用于创建更漂亮的发票模板。
还有很多其他选择，在网上搜索「免费发票生成器」即可找到。
组织记账或会计的软件有：
- Quickbooks ：提供一整套会计工具，有助于接受和跟踪付款、设置周期性发票、管理现金流、支付发票或账单、管理薪资和其他会计功能。
- Freshbooks：有助于小企业追踪销售交易、自动发票付款、收款、建立在线发票和在线付款，并准备相关税务信息。
如何收取未付发票款项
作为小企业主，有时会遇到延迟付款的状况，导致商业发票逾期，因此必须制定开票流程来收取逾期付款。
以下是收据已开具，但款项未及时收取时，可采取的步骤：
1. 确认逾期发票
第一步是确定未清发票。如果发票是自动开具，你可以调出记录，找出哪些发票尚未支付。
如果不使用电子发票，则需要翻阅纸本记录，找出逾期未付的账款。
2. 发出催款通知并提供付款选项
知道哪些发票已逾期后，可以通过电子邮件或一般邮件要求付款，或发送催款发票，邮件中需注明原始发票日期与发票编号。
为了维护客户关系，沟通时应保持尊重与礼貌，注意不要指责客户的任何行为。
3. 发送最后提醒
如果第一次要求付款后仍未收到款项，请发送后续电子邮件或纸质发票，再给客户一次付款机会，让客户知道这是最后一次付款提醒，并确保在邮件中提及原始发票编号和日期。
4. 致电客户
如果完成第三步后仍有未付发票，请致电客户，了解造成延迟的原因。你或许可以让他们同意先支付部分款项。
5. 采取最后行动
当逾期未付的发票持续存在时，即使已做电话通知后，你也可以采取其他行动。此时最好咨询一下律师，以确保你采取的行动符合居住地的法律规定。
最后行动包括：
- 将债务送交催收机构
- 停止服务
- 根据付款条件收取滞纳金或利息（有时两者皆有）
如果没有立即收到付款，应将采取最后行动的意图通知客户，这样他们还有一次付款的机会。
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